Na temelju članka 7. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (''Narodne novine'' broj 105/9, 64/00 i 65/09), članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (''Narodne novine'' broj 63/04 i 106/07) članka 11. st. 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (''Narodne novine'' broj 90/02.) i članka 23. Statuta Općine Rakovica (''Glasnik Karlovačke županije'' broj 21/09), Općinsko vijeće Općine Rakovica na 13. sjednici održanoj 10.06.2010. godine donosi
P R A V I L N I K
o zaštiti i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva
- 1. OPĆE ODREDBE
Članak 1.
Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korištenje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Općine Rakovica i njenih prednika (u daljnjem tekstu: Općina Rakovica), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.
Sastavni dio ovog Pravilnika predstavlja Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva Općine Rakovica s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovanju.
Članak 2.
Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Općine Rakovica od interesa je za Republiku Hrvatsku i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira da li je registrirano ili evidentirano.
Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo Općine Rakovica odgovoran je općinski načelnik.
Nadzor nad zaštitom cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva Općine Rakovica obavlja nadležni državni arhiv, odnosno Državni arhiv u Karlovcu (u daljnjem tekstu: DAKA), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.
Članak 3.
Definicije i pojmova u ovom Pravilniku imaju slijedeće značenje:
Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički definiran upisnik, zapisnik, …).
Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.
Arhivsko (registraturno) gradivo jest cjelokupna dokumentacija nastala radom ili je u posjedu Općine Rakovica bez obzira je li ili nije evidentirana kroz službene evidencije (dokumentacija nastala u uredskom poslovanju, službenom poslovanju, evidencije, ...). Registraturno gradivo smatra se arhivskim gradivom u nastajanju, pa se na njega primjenjuju iste odredbe Zakona i drugih propisa koji se odnose na arhivsko gradivo.
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.
Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.
Nekonvencionalno gradivo je gradivo za čije su isčitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.
Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva temeljem utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.
Odgovorna osoba za pismohranu je osoba kojoj takva ovlast pripada temeljem Pravilnika o unutarnjem redu Jedinstvenog upravnog odjela Općine Rakovica.
Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) Općine Rakovica, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.
Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD, …).
Pismohrana je ustrojstvena jedinica u kojoj se odlaže i čuva arhivsko, odnosno registraturno gradivo do predaje nadležnom arhivu.
Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.
Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu Općine Rakovica, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.
Članak 4.
Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja Općine Rakovica predstavlja jednu cjelinu (arhivski fond) i u pravilu se ne može dijeliti.
Registraturno gradivo može se dijeliti ili spajati zbog promjene unutarnjeg ustrojstva stvaratelja, prenošenja dijela ili svih njegovih poslova na drugog stvaratelja, kao i zbog preuzimanja dijela ili svih poslova drugog stvaratelja, a sve uz prethodno pribavljeno mišljenje nadležnog državnog arhiva.
II. OBVEZE STVARATELJA I IMATELJA JAVNOGA ARHIVSKOG I REGISTRATURNOG GRADIVA
Članak 5.
Općina Rakovica kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužan je:
- savjesno čuvati gradivo u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje nadležnom državnom arhivu,
- na zahtjev nadležnog državnog arhiva dostavljati popis gradiva i javljati sve nastale promjene u vezi s njim,
- pribavljati mišljenje državnog arhiva prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo,
- redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojem su istekli rokovi čuvanja,
- omogućiti ovlaštenim djelatnicima državnog arhiva obavljanje stručnog nadzora nad čuvanjem gradiva.
Općina Rakovica dužna je izvijestiti nadležni državni arhiv o svakoj svojoj promjeni statusa i ustrojstva radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.
III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA
Članak 6.
Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo Općine Rakovica prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u pismohrani.
Članak 7.
U okviru uredovanja pismohrane vodi se:
a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u pismohranu (obrazac 12 NN / Ulazna knjiga s podacima …),
b) Zbirna evidencija o gradivu, organizirana kao popis arhivskih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskog i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu Općine Rakovica. Zbirna evidencija sadržava slijedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrijeme nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.
Članak 8.
Popis arhivskog gradiva strukturiran po dokumentacijskim cjelinama dostavlja se DAKA redovito jednom godišnje u elektroničkom obliku, sukladno članku 7. stavku 3. i stavku 4. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registaturnog gradiva izvan arhiva (''Narodne novine'' broj 64/04 i 106/07)
1. Konvencionalno gradivo
Članak 9.
Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom), … i sl. tehničke arhivske jedinice.
Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.
Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u pismohranu, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvrđenom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu dužan je ispisati naziv institucije, naziv ustrojstvene jedinice, godinu nastanka gradiva, naziv i vrstu gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici i rok čuvanja gradiva.
Članak 10.
Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u pismohranu u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.
Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.
Članak 11.
Po prijemu i obradi arhivskog i registraturnog gradiva na način propisan u odredbama ovog Pravilnika, gradivo se raspoređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama pismohrane.
Arhivsko i registraturno gradivo u pismohrani razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednog godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhivskih jedinica.
2. Nekonvencionalno gradivo
Članak 12.
Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubitka podataka, sukladno važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.
Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektroničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju greške ili gubitka podataka.
Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u kratkom roku.
Članak 13.
Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve, mjere zaštite zapisa od neovlaštenog pristupa, mijenjanja i gubitka podataka, format i strukturu zapisa, predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.), način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornog hardverskog i softverskog okruženja, način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).
Članak 14.
Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju na adekvatan način da je moguće obnoviti podatke i koristiti ih u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.
Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.
Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.
Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.
Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektroničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.
IV. KORIŠTENJE GRADIVA
Članak 15.
Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe za rad pismohrane, odnosno zaposlenika zaduženog za pismohranu.
Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.
Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju – knjigu posudbe.
Članak 16.
Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.
Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima zaposlenik u pismohrani, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.
Članak 17.
Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji temeljem zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se temeljem pismene zamolbe tražitelja.
Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje Zakon o pravu na pristup informacijama (''Narodne novine'' broj 172/03).
Članak 18.
Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novog gradiva u pismohranu, zaposlenik u pismohrani vrši provjeru je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u pismohranu.
Nadzor obavlja odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani.
Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, zaposlenik u pismohrani, zatražit će povrat gradiva.
Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis zaposlenika u pismohrani, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u slijedećoj godini.
V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA
Članak 19.
Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onog dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u pismohrani pravovremeno oslobodio prostor za prirast novog gradiva.
Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnoga gradiva obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (''Narodne novine'' broj 90/02), kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega suglasnost daje DAKA.
Članak 20.
Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:
- kod uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa,
- kod vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen,
- kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda sa ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati,
- kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi,
- kod personalnih listova- od godine osnutka personalnog lista,
- kod postupaka za povrede službene dužnosti– nakon okončanja postupka,
- kod ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Članak 21.
Postupak za izlučivanje registraturnoga gradiva pokreće općinski načelnik odnosno pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela Općine Rakovica.
Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati: naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl., kao i redni broj iz Posebnog popisa te rok čuvanja prema Posebnom popisu.
Ukupna količina gradiva za izlučivanje iskazuje se u dužnim metrima.
Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja sukladno popisu iz čl. 1. st. 2., nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).
Članak 22.
Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik DAKA.
Članak 23.
Popis gradiva predloženog za izlučivanje, te potpisan od općinskog načelnika odnosno pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela Općine Rakovica, dostavlja se DAKA.
DAKA izdaje rješenje kojim može predloženo gradivo za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.
Članak 24.
Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka, općinski načelnik odnosno pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela, donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.
O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, a jedan primjerak zapisnika se dostavlja DAKA.
Članak 25.
Ako gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obvezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.
Članak 26.
Izlučivanje registraturnog gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja nadležnog državnog arhiva o odobrenju izlučivanja.
VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU
Članak 27.
Arhivsko gradivo Općine Rakovica predaje se DAKA temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (''Narodne novine'' broj 105/97, 64/00 i 65/09) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (''Narodne novine'' broj 90/02).
Javno arhivsko gradivo predaje se DAKA u roku koji u pravilu ne može biti kraći od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka tog roka, ako se o tome sporazume imatelj i DAKA, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.
Arhivsko gradivo Općine Rakovica predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
O predaji arhivskog gradiva sastavlja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.
VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PISMOHRANE
Članak 28.
Stručne i administrativno tehničke poslove u pismohrani obavljaju službenici raspoređeni Pravilnikom o unutarnjem redu Jedinstvenog upravnog odjela Općine Rakovica, u skladu sa Pravilniku o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (''Narodne novine'' broj 93/04).
Članak 29.
Zaposlenik u pismohrani obavlja slijedeće poslove:
- sređivanje i popisivanje gradiva,
- osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva,
- odabiranje arhivskoga gradiva,
- izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja,
- priprema predaje arhivskoga gradiva DAKA,
- izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.
Članak 30.
Zaposlenik u pismohrani dužan je o svome radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:
- čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti,
- dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih,
- poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podatka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi,
- osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro sviju i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdano korist,
- nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje s područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.
Članak 31.
Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskoga i registraturnoga gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.
VIII PROSTOR PISMOHRANE
Članak 32.
Općina Rakovica dužna je osigurati adekvatan prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva.
Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.
Materijalna zaštita osigurava se:
- obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi,
- redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija,
- održavanjem odgovarajuće temperature i vlažnosti
- redovitim otklanjanjem nedostataka koji bi se mogli dovesti do oštećenja gradiva.
Članak 33.
Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.
Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom.
U prostorijama pismohrane strogo je zabranjeno pušenje.
Članak 34.
Prostorije pismohrane moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.
Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.
Članak 35.
Pristup u pismohranu dozvoljen je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani.
Nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana a za uređenje pismohrane odgovoran je općinski načelnik.
IX. ZAVRŠNE ODREDBE
Članak 36.
Odgovorna osoba za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja Općine Rakovica i njenih prednika, odgovorna osoba za pismohranu te pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela, obvezni su postupati u skladu sa odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovog Pravilnika.
Članak 37.
Na sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje u rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.
Članak 38.
Donošenjem ovog Pravilnika prestaje važiti Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva KLASA: 022-05/98-01/12, URBROJ: 2133/16-98-1 od dana 26. studenog 1998. godine.
Članak39.
Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmog dana od dana objave u «Glasniku Karlovačke županije», a primjenjuje se po pribavljenoj suglasnosti DAKA.
KLASA: 036-01/10-01/01
URBROJ:2133/16-10-1
Rakovica, 10.06.2010.
PREDSJEDNIK
Zoran Luketić, bacc.oec.
POSEBAN POPIS GRADIVA
T R A J N E V R I J E D N O S T I
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
1. |
PODRUČNI USTROJ |
|||
|
1.1. |
Granice područja Općine i mjesnih odbora (mjesnih područja) |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2. |
OPĆINSKO VIJEĆE, OPĆINSKO POGLAVARSTVO I NJIHOVA RADNA TIJELA |
|||
|
2.1. |
Akti s konstituirajućih sjednica, akti o imenovanju predsjednika i članova odbora, komisija i drugih radnih tijela |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.2. |
Popis vijećnika Općinskog vijeća i popis članova Općinskog poglavarstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.3. |
Zapisnici sa sjednica s prilozima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.4. |
Usvojeni akti sa sjednica Općinskog vijeća i Poglavarstva i njihovih radnih tijela |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.5 |
Program rada i izvješća o radu Općinskog vijeća i Poglavarstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.6. |
Poslovnici o radu Općinskog vijeća i Poglavarstva i njihovih radnih tijela |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.7. |
Etničke i nacionalne zajednice i manjine - vijeća i popis predstavnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
2.8. |
Osnivanje ustanova, trgovačkih i komunalnih društava, agencija |
Trajno |
Izvornik |
|
|
3. |
ZBOROVI GRAĐANA |
|||
|
3.1. |
Pozivi za zbor građana, zapisnici sa održanih zborova, odgovori na zahtjeve sa zbora građana |
Trajno |
Izvornik |
|
|
4. |
REFERENDUM |
|||
|
4.1. |
Inicijativa za uvođenje referenduma |
Trajno |
Izvornik |
|
|
4.2. |
Odluka o raspisivanju referenduma |
Trajno |
Izvornik |
|
|
4.3. |
Osnivanje tijela za provođenje referenduma i rukovođenje glasovanjem |
Trajno |
Izvornik |
|
|
4.4 |
Objavljivanje akata donesenih na referendumu |
Trajno |
Izvornik |
|
|
5. |
JAVNA PRIZANJA |
|||
|
5.1. |
Odluka o dodjeli javnih priznanja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
5.2 |
Odluka o dodjeli nagrada |
Trajno |
Izvornik |
|
|
6. |
GRBOVI I ZASTAVE |
|||
|
6.1. |
Unikati grbova, zastava, himne |
Trajno |
Izvornik |
|
|
6.2. |
Akti koji se odnose na grbove, zastave i ambleme |
Trajno |
Izvornik |
|
|
7. |
NASELJA |
|||
|
7.1. |
Odluka o imenovanju ulica i trgova, promjena imena ulica i numeracija kućnih brojeva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8. |
OPĆI POSLOVI |
|||
|
8.1. |
Statut Općine i ostali normativni akti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.2. |
Urudžbeni zapisnik, upisnici i druge knjige koje imaju karakter urudžbenog zapisnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.3. |
Kazalo, imenici i registri koji se vode uz urudžbeni zapisnik i upisnik |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
8.4. |
Dokumentacija u svezi predaje arhivskog gradiva, dokumentacija u svezi vrednovanja arhivskog i izlučivanja registraturnog gradiva, dokumentacija u svezi stručnog nadzora, popis arhivskog gradiva, arhivska knjiga |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.5. |
Službeni listovi, časopisi i brošure, zapisnici s konferencije za tisak |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.6. |
Rješenja o utvrđivanju oznaka unutarnjih organizacijskih jedinica, o vođenju urudžbenog zapisnika, upisnika predmeta (upravnog postupka) i plan klasifikacijskih i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata Općine Rakovica |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.7. |
Evidencija štambilja, pečata i žigova |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.8. |
Spisi nadležnih organa i ustanova o pojavama i zbivanjima u svezi s Općinom |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.9. |
Spisi koji se odnose na borbu za samostalnost i priznavanje Republike Hrvatske |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.10. |
Okružnice i uputstva o postupcima u radu dostavljene od nadležnih tijela |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.11. |
Inspekcijska izvješća i nalazi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.12. |
Dokumentacija vezana za odlikovanje domaćih osoba i organizacija |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.13. |
Pokroviteljstva - odluke, ugovori i drugo |
Trajno |
Izvornik |
|
|
8.14. |
WEB stranice, evidencije statuta udruge građana, izvješća o korištenju sredstava dobivenih od ministarstva i Karlov. županije |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9. |
MJESNA SAMOUPRAVA |
|||
|
9.1. |
Osnivanje mjesnih odbora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9.2. |
Odluke i rješenja izbornog povjerenstva za izbor tijela mjesnih odbora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9.3. |
Odluka o organizaciji i radu mjesnih odbora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9.4. |
Programi i planovi mjesnih odbora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9.5. |
Zapisnici i usvojeni akti sa sjednice vijeća mjesnog odbora s prilozima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
9.6. |
Ugovori i drugi akti o korištenju prostora mjesnog odbora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10. |
MATERIJALNO-FINANCIJSKO POSLOVANJE |
|||
|
10.1. |
Proračun, završni račun proračuna i odluka o izvršenju proračuna |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.2. |
Izvještaj o izvršenju proračuna, rebalans proračuna |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.3. |
Glavna knjiga financijskog knjigovodstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.4. |
Konačni obračun plaća |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.5. |
Knjiga osnovnih sredstava |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.6. |
Dokumentacija o popisu sredstava |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.7. |
Izvješća o proračunskom nadzoru i unutarnjoj kontroli |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.8. |
Revizija proračunskih korisnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.9. |
Državna revizija - nalaz |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.10. |
Zahtjevi korisnika o dodjeli sredstava iz proračuna |
Trajno |
Izvornik |
|
|
10.11. |
Knjiga dugotrajne imovine, izvještaji o rezultatima rada za obračun plaća, godišnji financijski planovi, evidencije o isplatama osobnih dohodaka |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
11. |
KADROVSKI POSLOVI |
|||
|
11.1. |
Osobni dosjei djelatnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.2. |
Predmeti utvrđivanja radnog i posebnog staža |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.3. |
Akti u svezi zasnivanja radnog odnosa, rasporeda službenika i namještenika, stavljanju na raspolaganje, te prestanku radnog odnosa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.4. |
Nagrade za rad, novčane pomoći i otpremnine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.5. |
Ugovori o djelu i autorski ugovori |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.6. |
Matične knjige djelatnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.7. |
Planovi obrazovanja i stručnog osposobljavanja djelatnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.8. |
Evidencije o položenim stručnim ispitima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.9. |
Zasnivanje i prestanak radnog odnosa, disciplinska i materijalna odgovornost |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.10. |
Statistička izvješća iz radnih odnosa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.11. |
Prijave i odjave djelatnika kod Zavoda zdravstvenog i mirovinskog osiguranja |
|
|
|
|
11.12. |
Rješenja i odluke u svezi plaće djelatnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.13. |
Odluke o vrednovanju poslova i radnih zadaća, koeficijentu ili vrijednosti boda |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.14. |
Izvješća o isplaćenim plaćama |
Trajno |
Izvornik |
|
|
11.15. |
Prijava podataka o isplaćenoj plaći |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12. |
POSLOVI ZAŠTITE NA RADU, ZAŠTITE OD POŽARA, CIVILNE ZAŠTITE I SKLONIŠTA |
|||
|
12.1. |
Program mjera zaštite na radu i zaštite od požara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.2. |
Program osposobljavanja djelatnika iz područja zaštite na radu i zaštite od požara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.3. |
Godišnja i druga izvješća iz područja zaštite na radu i zaštite od požara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.4. |
Zapisnici o redovitim i izvanrednim pregledima o stanju zaštite na radu i zaštite od požara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.5. |
Zapisnici i rješenja inspekcije zaštite na radu i osiguranje od požara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.6. |
Uvjerenja o osposobljavanju djelatnika za protupožarnu zaštitu i zaštitu na radu |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.7. |
Dokumentacija u svezi s održavanjem i osiguravanjem objekata, instalacija i opreme (atesti, jamstveni listovi i sl.) |
Trajno |
Izvornik |
|
|
12.8. |
Akti u svezi civilne zaštite, zaštite i spašavanja i obrambenih priprema |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13. |
POSLOVI URBANIZMA, GRAĐEVINARSTVA, EKOLOGIJE I GOSPODARENJA NEKRETNINAMA |
|||
|
13.1. |
Urbanistički planovi sa pratećom dokumentacijom |
Trajno |
Izvornik/CD |
|
|
13.2. |
Urbanistički uvjeti uređenja prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.3. |
Razvojni, provedbeni i drugi planovi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.4. |
Građevinske dozvole s prilozima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.5. |
Izmjene i dopune građevinskih dozvola i rješenja za gradnju |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.6. |
Lokacijske dozvole s prilozima i uporabne dozvole s prilozima; posebni uvjeti građenja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
13.7. |
Glavni izvedbeni projekti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.8. |
Elaborati o zaštiti okoliša |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.9. |
Razvojni programi i izvješća |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.10. |
Pravo građenja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.11. |
Studije o utjecaju na okoliš |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.12. |
Kupnja i prodaja stanova |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.13. |
Općenito o objektima građevinskog nasljeđa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.14. |
Čuvanje i održavanje objekata građevinskog nasljeđa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.15. |
Gradnja objekta (od raspisivanja natječaja do primopredaje objekta) |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.16. |
Rješenja o rušenju bespravno izgrađenih objekata |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.17. |
Imovina stranih državljana (optanska) imovina |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.18. |
Akti u svezi katastra vodova u Općini |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.19. |
Evidencija o katastru vodova u Općini |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.20. |
Prostorni planovi |
Trajno |
Izvornik/CD |
|
|
13.21. |
Ugovori o prodaji nekretnina |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.22. |
Ugovori o zamjeni zemljišta sa dokumentacijom |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.23. |
Odluke o raspisivanju natječaja za prodaju nekretnina |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.24. |
Akti u svezi uređenja građevinskog zemljišta |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.25. |
Zapisnici – elaborati o procjeni nekretnina |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.26. |
Akti o općoj zaštiti čovjekove okoline |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.27. |
Mjere u svezi zaštite čovjekove okoline iz nadležnosti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.28. |
Akti u svezi nekretnina u vlasništvu Općine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.29. |
Akti i evidencija o poljop. zemljištu u vlasništvu Općine i RH |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.30. |
Ostalo akti iz nekretnina |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.31. |
Geodetske izmjere - općenito |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.32. |
Izvlaštenja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.33. |
Utvrđivanje naknade za izvlaštene nekretnine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.34. |
Ugovor o ustanovljenju služnosti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.35. |
Odricanje od vlasništva i predaja u posjed |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.36. |
Naknada za oduzeto zemljište |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.37. |
Ukidanje svojstva javnog dobra |
Trajno |
Izvornik |
|
|
13.38. |
Tabularne izjave |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14. |
POSLOVI KOMUNALNOG SUSTAVA |
|||
|
14.1. |
Akti kojima se utvrđuje ili prestaje najam stana, rješenja koja zamjenjuju ugovor o korištenju stana |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.2. |
Akti kojima se utvrđuje što se smatra stanom, poslovnim prostorom ili obiteljskom kućom |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.3. |
Akti kojima se utvrđuju stanarski odnosi i odnosi etažnih vlasnika |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.4. |
Akti koji se odnose na davanje stana u najam |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.5. |
Akti kojima se utvrđuje pravo stanara ili vlasnika za obavljanje djelatnosti u dijelu stana i akti kojima se zabranjuje obavljanje djelatnosti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
14.6. |
Akti kojima se utvrđuje da li se zajedničke prostorije u stambenoj zgradi koriste namjenski |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.7. |
Rješenje o iseljenju, sustanarstvu i utvrđivanju odgovarajućeg stana |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.8. |
Rješenje o bespravnom useljenju, rješenja koja osiguravaju stan vlasnicima i druga rješenja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.9. |
Akti o osiguranju dokaza kod prodaje stanova |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.10. |
Odluka o davanju stana na korištenje |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.11. |
Akti i evidencija o stambenim zgradama u vlasništvu Općine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.12. |
Ugovori o zakupu poslovnog prostora i zapisnici o primopredaji poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.13. |
Zapisnici o otvaranju ponuda za zakup i odluke o davanju u zakup poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.14. |
Akti o suglasnosti za uređenje poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.15. |
Zaključci Poglavarstva o naknadi uloženih sredstava u uređenje poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.16. |
Akti kojima se odobrava pretvaranje stanova u poslovne prostore, prenamjena djelatnosti u poslovnim prostorima i rekonstrukcija i izgradnja poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.17. |
Rješenja o naknadi – povratu poslovnog prostora u vlasništvo temeljem Zakona o naknadi za imovinu oduzetu za vrijeme jugoslavenske komunističke vladavine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.18. |
Ugovori o kupnji, prodaji, zamjeni, rekonstrukciji, izgradnji poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.19. |
Zapisnici, odluke i zaključci o kupnji, prodaji, zamjeni, rekonstrukciji i izgradnji poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.20. |
Akti kojima se uređuju zakupni odnosi (zasnivanje i prestanak) |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.21. |
Akti o uređenju i povratu uloženih sredstava u uređenje poslovnog prostora |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.22. |
Ostali komunalni poslovi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.23. |
Utvrđivanje poslova komunalne djelatnosti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.24. |
Akti o koncesijama i koncesijska odobrenja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.25. |
Koncesije taksi prijevoza |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.26. |
Akti o spomeničkoj renti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.27. |
Akti o grobljima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.28. |
Evidencije groblja i grobnih mjesta |
Trajno |
Izvornik/CD |
|
|
14.29. |
Imenik umrlih osoba i evidencija ukopa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.30. |
Akti o lokalnim i nerazvrstanim cestama |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.31. |
Akti u svezi pomorskog dobra iz nadležnosti Općine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.32. |
Rješenja iz oblasti prometa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.33. |
Autobusne stanice i kamionski kolodvori - osnivanje i korištenje |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.34. |
Općenito o izgradnji objekata |
Trajno |
Izvornik |
|
|
14.15. |
POSLOVI PODUZETNIŠTVA |
|||
|
15.1. |
Gospodarska kretanja i gospodarski razvoj |
Trajno |
Izvornik |
|
|
15.2. |
Turistička djelatnost - općenito |
Trajno |
Izvornik |
|
|
15.3 |
Poduzetništvo, općenito |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
15.4. |
Zapisnici o radu povjerenstva za poduzet. projekte sa zapisnicima i zaključcima (od proteka godine prestanka rada povjerenstva) |
Trajno |
Izvornik |
|
|
16. |
ODGOJ, OBRAZOVANJE I ŠKOLSTVO |
|||
|
16.1. |
Analiza stanja u oblasti predškolskog odgoja |
Trajno |
Izvornik |
|
|
16.2. |
Analiza stanja u oblasti osnovnog školstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
16.3. |
Analiza stanja u oblasti srednjeg školstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
16.4. |
Akti o osnivanju predškolskih ustanova |
Trajno |
Izvornik |
|
|
16.5. |
Međunarodna suradnja iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva |
Trajno |
Izvornik |
|
|
17. |
ZDRAVSTVO I SOCIJALNA SKRB |
|||
|
17.1. |
Analiza stanja u oblasti zdravstvene zaštite i socijalne skrbi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
17.2. |
Akti u svezi zaštite od zarazne bolesti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
17.3 |
Akti vezani za planiranje potreba socijalne skrbi u Općini |
Trajno |
Izvornik |
|
|
17.4. |
Ostvarivanje prava iz socijalne skrbi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
17.5. |
Izvještaji iz područja socijalne skrbi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18. |
KULTURA |
|||
|
18.1. |
Programi javnih potreba u kulturi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.2. |
Kulturne manifestacije |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.3. |
Međunarodna suradnja u kulturi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.4. |
Mjere zaštite kulturnih dobara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.5. |
Spomenička renta |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.6. |
Planovi, programi i izvještaji o izvršenju zaštitnih radova na zaštićenim kulturnim dobrima |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.7. |
Stručna mišljenja i druga rješenja u svezi zaštite kulturnih dobara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.8. |
Zaštita pokretnih kulturnih dobara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.9. |
Konzervatorska dokumentacija i dokumentacija u svezi zaštite pokretnih i nepokretnih kulturnih dobara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
18.10. |
Evidencija kulturnih dobara |
Trajno |
Izvornik |
|
|
19. |
SPORT I TEHNIČKA KULTURA |
|||
|
19.1 |
Programi javnih potreba u sportu |
Trajno |
Izvornik |
|
|
19.2. |
Programi javnih potreba u tehničkoj kulturi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
19.3. |
Investicijska ulaganja i održavanje objekata za sport i tehničku kulturu iz nadležnosti Općine |
Trajno |
Izvornik |
|
|
19.4. |
Projektna dokumentacija i dokumentacija u svezi sportske infrastrukture |
Trajno |
Izvornik |
|
|
19.5. |
Analiza i izvješća stanja u oblasti športa |
Trajno |
Izvornik |
|
|
20. |
POSLOVI UNUTARNJE REVIZIJE, PRORAČUNSKOG NADZORA I UNUTARNJE KONTROLE |
|||
|
20.1. |
Zapisnici o unutarnjoj reviziji, proračunskom nadzoru i unutarnjoj kontroli |
Trajno |
Izvornik |
|
|
20.2. |
Izvještaji, analize i drugo |
Trajno |
Izvornik |
|
|
20.3. |
Nalozi za otklanjanje nedostataka |
Trajno |
Izvornik |
|
|
20.4. |
Revizijska izvješća |
Trajno |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
21. |
JAVNA NABAVA |
|||
|
21.1. |
Evidencija javne nabave i evidencija nabave male vrijednosti |
Trajno |
Izvornik |
|
|
21.2. |
Izvješća o nabavi |
Trajno |
Izvornik |
|
|
21.3. |
Natječajna dokumentacija za radove |
Trajno |
Izvornik |
|
POPIS GRADIVA
O G R A N I Č E N O G R O K A Č U V A NJ A
|
2. |
OPĆINSKO VIJEĆE, OPĆINSKO POGLAVARSTVO I NJIHOVA RADNA TIJELA |
|||
|
2.1. |
Vijećnička pitanja i odgovori na pitanja |
10 godina |
Izvornik |
|
|
2.2. |
Pozivi za sjednice s prilozima |
5 godina |
Izvornik |
|
|
5. |
JAVNA PRIZNANJA |
|||
|
5.1. |
Prijedlozi s obrazloženjem i inicijative za dodjelu javnih priznanja |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8. |
OPĆI POSLOVI |
|||
|
8.1. |
Informacije, analize i uputstva u vezi s primjenom zakonskih propisa |
10 godina |
Izvornik |
|
|
8.2. |
Zamolbe, predstavke i pritužbe građana i drugih pravnih subjekata, te prepiske u svezi istog |
10 godina |
Izvornik |
|
|
8.3. |
Dostavne knjige, knjige za poštu i druge pomoćne uredske knjige |
5 godina |
Izvornik |
|
|
8.4. |
Izvješća nadležnom tijelu o rješavanju upravnih stvari |
5 godina |
Izvornik |
|
|
8.5. |
Dokumentacija o rasporedu sredstava naknade vijećnicima za nazočnost sjednicama Općinskog vijeća i Poglavarstva, kao i o drugim naknadama |
5 godina |
Izvornik |
|
|
8.6. |
Pozivi i dokumentacija za ostale nenavedene sastanke |
5 godina |
Izvornik |
|
|
8.7. |
Tipizirani podnesci, zamolnice, urgencije, reklamacije stranaka, pozivi, obavijesti, opomene, informacije općeg karaktera |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.8. |
Rješenja o administrativnim zabranama, honorarima, imenovanjima privremenih komisija i druga tipizirana manje značajna rješenja, ukoliko nisu sastavni dio predmeta |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.9. |
Akti o rješavanju upravnih stvari u prvom i drugom stupnju nakon okončanja pravomoćnosti |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.10. |
Poziv za davanje mišljenja, prijedloga i primjedbi putem javne rasprave |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.11. |
Uvjerenja i potvrde strankama |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.12. |
Korespondencija sa korisnicima proračuna, drugim institucijama, pravnim subjektima i fizičkim osobama |
3 godine |
Izvornik |
|
|
8.13. |
Manje važno dopisivanje (obavještajnoga) informativnog i urgentnog karaktera |
2 godine |
Izvornik |
|
|
9. |
MJESNA SAMOUPRAVA |
|||
|
9.1. |
Aktivnosti mjesnih odbora (zahtjevi i prijedlozi građana, inicijative i sl.) |
10 godine |
Izvornik |
|
|
9.2. |
Prepiska u svezi izrade štambilja i pečata mjesnih odbora |
5 godina |
Izvornik |
|
|
9.3. |
Pozivi za sjednicu vijeća mjesnog odbora s prilozima |
3 godine |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
10. |
MATERIJALNO-FINANCIJSKO POSLOVANJE |
|||
|
10.1. |
Poslovne knjige analitičkog knjigovodstva |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.2. |
Dnevnik financijsko-analitičkog knjigovodstva |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.3. |
Ostale poslovne knjige |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.4. |
Kreditni predmeti po odobrenim kreditima |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.5. |
Sudske administrativne zabrane |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.6. |
Inventurne liste |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.7. |
Akti u svezi javnih prihoda |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.8. |
Rješenja o razrezu općinskih poreza |
11 godina |
Izvornik |
|
|
10.9. |
Periodična i godišnja izvješća o naplati poreza i doprinosa |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.10. |
Naredba za prijenos sredstava sa pozicija proračuna |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.11. |
Knjigovodstvene isprave na temelju kojih se vrše knjiženja |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.12. |
Knjige putnih naloga za motorno vozilo i izvještaji o potrošnji goriva |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.13. |
Dokumentacija o osiguranju imovine |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.14. |
Putni računi (troškovi za službena putovanja) |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.15. |
Dokumentacija koja služi za obračun akontacije i plaće |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.16. |
Izvodi banaka |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.17. |
Ulazni / izlazni računi |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.18. |
Blagajnički izvještaji |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.19. |
Općenito o financijskim dokumentima |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.20. |
Tromjesečni financijski planovi proračuna |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.21. |
Obračuni putnih troškova, izvješća sa službenog putovanja |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.10. |
Općenito akti o porezima i doprinosima iz nadležnosti Općine |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.23. |
Nalozi za sve vrste isplata: računa, ugovora, honorara, pretplata |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.24. |
Police osiguranja |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.25. |
Prijedlog financijskog plana |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.26. |
Obračunski listovi plaća |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.27. |
Periodični obračuni i periodični blagajnički izvještaji i pomoćni obrasci pri raznim obračunima |
7 godina |
Izvornik |
|
|
10.28. |
Prijedlog i nacrt proračuna, te prijedlog završnog računa proračuna |
7 godina |
Izvornik |
|
|
11. |
KADROVSKI POSLOVI |
|||
|
11.1. |
Predmeti disciplinskog postupka |
10 godina |
Izvornik |
|
|
11.2. |
Predmeti u svezi s pokretanjem kaznenog postupka kod nadležnog suda |
10 godina |
Izvornik |
|
|
11.3. |
Ostala dokumentacija u svezi s radnim sporovima |
10 godina |
Izvornik |
|
|
11.4. |
Prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje |
10 godina |
Izvornik |
|
|
11.5. |
Programi tečajeva za stručno obrazovanje djelatnika |
10 godina |
Izvornik |
|
|
11.6. |
Upiti, zahtjevi, zamolbe i ostalo dopisivanje u svezi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i mirovinsko-invalidskog osiguranja |
6 godina |
Izvornik |
|
|
11.7. |
Natječaji, oglasi, prijave na natječaj, izbor kandidata i rješavanje prigovora |
5 godina |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
11.8. |
Zapošljavanja vježbenika |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.9. |
Prigovori djelatnika, žalbe, tužbe (na radno mjesto, plaću i dr.) |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.10. |
Rješenja o skraćenom radnom vremenu |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.11. |
Rješenja o prekovremenom radu i dopunskom radu |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.12. |
Molbe i rješenja o korištenju godišnjeg odmora |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.13. |
Molbe i rješenja o plaćenom i neplaćenom dopustu |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.14. |
Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti djelatnika |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.15. |
Civilna služba |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.16. |
Rješenja o naknadi za odvojeni život i putni troškovi |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.17. |
Ocjenjivanje rada djelatnika |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.18. |
Odluka o regresu za godišnji odmor, o vrijednosti toplog obroka, božićnici i ostalim pravima po osnovi Kolektivnog ugovora |
5 godina |
Izvornik |
|
|
11.19. |
Praktični rad učenika i studenata |
3 godine |
Izvornik |
|
|
11.20. |
Ostale evidencije o djelatnicima (izostanci, zakašnjenja, bolovanja) |
3 godine |
Izvornik |
|
|
11.21. |
Plan korištenja godišnjih odmora |
3 godine |
Izvornik |
|
|
11.22. |
Odluke o radnom vremenu |
3 godine |
Izvornik |
|
|
12. |
POSLOVI ZAŠTITE NA RADU, ZAŠTITE OD POŽARA, CIVILNE ZAŠTITE I SKLONIŠTA |
|||
|
12.1. |
Predmeti o ozljedama na radu |
50 godina |
Izvornik |
|
|
12.2. |
Upiti, zahtjevi i ostalo dopisivanje s područja zaštite na radu i zaštite od požara |
3 godine |
Izvornik |
|
|
13. |
POSLOVI URBANIZMA, GRAĐEVINARSTVA, EKOLOGIJE I GOSPODARENJA NEKRETNINAMA |
|||
|
13.1. |
Općenito o prostornom planiranju |
5 godina |
Izvornik |
|
|
13.2. |
Ostalo u svezi zaštite okoline |
5 godina |
Izvornik |
|
|
13.3. |
Izrada ugovora o građenju |
5 godina |
Izvornik |
|
|
13.4. |
Izrada ugovora o nadzoru nad izgradnjom |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14. |
POSLOVI KOMUNALNOG SUSTAVA |
|||
|
|
- Stambeni poslovi |
|
|
|
|
14.1. |
Utvrđivanje stanarine, viška stambenog prostora, plaćanje stanarine |
10 godina |
Izvornik |
|
|
|
- Poslovni prostori |
|
|
|
|
14.2. |
Računi za zakupninu, naknada za korištenje poslovnog prostora, režijski troškovi, troškovi uređenja poslovnog prostora i obračuni kamata |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.3. |
Opomene, otkazi, prijedlozi za ovrhu, tužbe, prigovori, žalbe i ostala dokumentacija vezana za sudske i upravne sporove u svezi s korištenjem i raspolaganjem poslovnim prostorom |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.4. |
Dokumentacija za pristup natječaju za zakup, prodaju, zamjenu, kupnju, rekonstrukciju i izgradnju poslovnog prostora |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.5. |
Akti o prodaji poslovnog prostora |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.6. |
Akti o sigurnosti cestovnog prometa |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.7. |
Akti o tržnicama na veliko i malo |
10 godina |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
14.8. |
Obračun troškova komunalnog doprinosa za izgradnju komunalne infrastrukture i ugovori o financiranju izgradnje |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.9. |
Pričuva |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.10. |
Planovi gospodarskog razvoja |
10 godina |
Izvornik |
|
|
14.11. |
Akti o komunalnoj naknadi |
6 godina |
Izvornik |
|
|
14.12. |
Akti o stanarini |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.13. |
Akti o ostalim pitanjima iz stambene oblasti |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.14. |
Cestovni promet - općeniti akti |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.15. |
Akti o izgradnji i održavanju cesta i cestovne infrastrukture |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.16. |
Općenito o pomorskom prometu iz nadležnosti Općine |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.17. |
Rješenja o prekopima javnih površina |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.18. |
Akti o određivanju privremenih lokacija za kioske, zabavište i druge pokretne objekte na javnim površinama |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.19. |
Obavještavanje i dopisivanje sa zakupnicima i drugim subjektima |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.20. |
Akti općenite prirode iz vodoprivrede |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.21. |
Ostalo iz taksi prijevoza |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.22. |
Uređenje zelenih površina |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.23. |
Komunalno redarstvo - upravni postupak (rješenja, zapisnici) |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.24. |
Stanovi – brisovna očitovanja, ovrhe |
5 godina |
Izvornik |
|
|
14.25. |
Komunalno redarstvo - neupravni postupak (očevidi, izvješća, raspored lokacija na javnim površinama i sl.) |
3 godine |
Izvornik |
|
|
15. |
POSLOVI PODUZETNIŠTVA |
|||
|
15.1. |
Akti u svezi poduzetničkih inkubatora |
10 godina |
Izvornik |
|
|
15.2. |
Ugovori u svezi održavanja konzalting usluga, neposrednih pogodbi i dr. |
10 godina |
Izvornik |
|
|
15.3. |
Poticanje razvoja obrtništva i malog poduzetništva |
5 godina |
Izvornik |
|
|
15.4. |
Životni standard |
5 godina |
Izvornik |
|
|
15.5. |
Politika cijene |
3 godine |
Izvornik |
|
|
15.6. |
Radno vrijeme trgovina |
3 godine |
Izvornik |
|
|
15.7. |
Radno vrijeme ugostiteljstva |
3 godine |
Izvornik |
|
|
15.8. |
Ostalo iz oblasti poduzetništva |
3 godine |
Izvornik |
|
|
16. |
ODGOJ, OBRAZOVANJE I ŠKOLSTVO |
|||
|
16.1. |
Ugovori s pratećom dokumentacijom o dodjeli učeničkih i studentskih stipendija |
10 godina |
Izvornik |
|
|
16.2. |
Razni izvještaji korisnika iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva |
10 godina |
Izvornik |
|
|
16.3. |
Financiranje predškolskog odgoja |
10 godina |
Izvornik |
|
|
16.4. |
Financiranje osnovnog školstva |
10 godina |
Izvornik |
|
|
16.5. |
Naredbe za isplatu sredstava |
6 godina |
Izvornik |
|
|
16.6. |
Akti u svezi predškolskog odgoja |
5 godina |
Izvornik |
|
|
16.7. |
Korespondencija s korisnicima proračuna iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva |
3 godine |
Izvornik |
|
|
16.8. |
Manifestacije iz područja predškolskog odgoja, obrazovanja i školstva |
3 godine |
Izvornik |
|
|
RED. BR. |
GRUPA DOKUMENATA / VRSTA GRADIVA |
ROK ČUVANJA |
OBLIK U KOJEM SE ČUVA |
Napo- mena |
|
17. |
ZDRAVSTVO I SOCIJALNA SKRB |
|||
|
17.1. |
Akti općenito iz socijalne skrbi |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.2. |
Akti iz sanitarno-zdravstvenog područja - općenito |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.3. |
Akti iz veterinarstva u nadležnosti Općine |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.4. |
Akti koji se odnose na primarnu zdravstvenu zaštitu |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.5. |
Rješenja Centra za socijalnu skrb |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.6. |
Zdravstvena zaštita |
10 godina |
Izvornik |
|
|
17.7. |
Rješenja o odobrenju potpora iz socijalnog programa Općine |
5 godina |
Izvornik |
|
|
17.8. |
Akti u svezi pružanja potpora projektima i programima udruga radi dodatne psihosocijalne i zdravstvene zaštite pojedinih skupina građana |
5 godina |
Izvornik |
|
|
17.9. |
Pripomoć umirovljenicima |
5 godina |
Izvornik |
|
|
17.10. |
Prijava programa udruga |
5 godina |
Izvornik |
|
|
17.11 |
Kućna njega |
5 godina |
Izvornik |
|
|
17.12 |
Podneseni zahtjevi i dokumentacija za potpore i pomoći temeljem općinskog socijalnog programa |
3 godine |
Izvornik |
|
|
17.13. |
Razni dopisi iz područja zdravstva i socijalne skrbi |
2 godine |
Izvornik |
|
|
18. |
KULTURA |
|||
|
18.1. |
Ugovori i drugi akti o korištenju prostora u nadležnosti Općine (od isteka roka trajanja ugovora) |
10 godina |
Izvornik |
|
|
18.2. |
Izvještaji korisnika programa o realiziranim programima |
2 godine |
Izvornik |
|
|
18.3. |
Dopisivanje i ostala prepiska manjeg značaja (ako nije dio predmeta) |
2 godine |
Izvornik |
|
|
19. |
SPORT I TEHNIČKA KULTURA |
|||
|
19.1. |
Općenito o športu |
10 godina |
Izvornik |
|
|
19.2. |
Sponzorstva i financijske potpore |
10 godina |
Izvornik |
|
|
19.3. |
Općenito o tehničkoj kulturi |
10 godina |
Izvornik |
|
|
19.4. |
Akti iz djelatnosti sporta i tehničke kulture |
5 godina |
Izvornik |
|
|
19.5. |
Izvještaji o izvršenju programa (nakon isteka ugovornih obveza) |
2 godine |
Izvornik |
|
|
19.6. |
Dopisivanje i ostala prepiska manjeg značaja (ako nije dio predmeta) |
2 godine |
Izvornik |
|
|
20. |
POSLOVI UNUTARNJE REVIZIJE, PRORAČUNSKOG NADZORA I UNUTARNJE KONTROLE |
|||
|
20.1. |
Dopisivanje i ostala prepiska (ako nije dio predmeta) |
2 godine |
Izvornik |
|
|
21. |
JAVNA NABAVA |
|||
|
21.1. |
Odluke o imenovanju stručnog povjerenstva za vođenje postupka nabave |
4 godine |
Izvornik |
|
|
21.2. |
Ugovori o ustupanju radova, nabavi roba ili usluga sa troškovnicima (nakon izvršenja ugovora) |
4 godine |
Izvornik |
|
|
21.3. |
Dokumentacija o postupku nabave ako je postupak završio bez sklapanja ugovora (nakon provedenog postupka nabave) |
4 godine |
Izvornik |
|
|
21.4. |
Dokumentacija o postupku nabave ako je postupak nabave završio sklapanjem ugovora (nakon izvršenja ugovora) |
4 godine |
Izvornik |
|
